Professionelle Unterstützung für Ihr Unternehmen.
Ich bin Maike Grahn, Virtuelle Assistentin und Kauffrau für Büromanagement.
Ich entlaste Sie im Backoffice, koordiniere Telefonie und Termine, pflege Daten und unterstütze Sie zuverlässig bei administrativen Aufgaben.
Virtuelle Assistenz
Mehr als nur ein Bürojob im Homeoffice
Ein gut funktionierendes Unternehmen braucht Struktur, Überblick und verlässliche Abläufe. Kunden, Dienstleister, interne Prozesse, organisatorische Aufgaben und administrative Pflichten greifen täglich ineinander. Gleichzeitig verändern sich Anforderungen, Fristen und Rahmenbedingungen stetig.
All das unter einen Hut zu bekommen, kostet Zeit und Energie – vor allem dann, wenn der Fokus eigentlich auf dem Kerngeschäft liegen sollte. Genau hier setze ich an und übernehme ausgewählte Aufgaben, um Abläufe zu entlasten und den Alltag übersichtlicher zu gestalten.
Büromanagement & Backoffice
Das Backoffice bildet das Fundament eines Unternehmens. Ähnlich wie beim Hausbau entscheidet eine stabile Basis darüber, ob Prozesse langfristig tragen oder immer wieder ins Wanken geraten.
Im Bereich Büromanagement unterstütze ich bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, sorge für Struktur und helfe dabei, Abläufe klar und nachvollziehbar aufzubauen. Ziel ist ein reibungsloser Arbeitsalltag, der Raum für Wachstum lässt und nicht durch unnötige Umwege blockiert wird.
Vorbreitende Buchhaltung
Eine strukturierte vorbereitende Buchhaltung ist die Grundlage für transparente Finanzen und eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro. Ordnung, Übersicht und eine saubere Dokumentation sparen Zeit, vermeiden Rückfragen und schaffen Sicherheit im laufenden Betrieb.
Im Bereich der vorbereitenden Buchhaltung unterstütze ich Selbstständige und Unternehmen bei der Organisation, Sortierung und Aufbereitung buchhaltungsrelevanter Unterlagen. Dazu zählen das systematische Ordnen von Belegen, Rechnungen und Dokumenten sowie die Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen für Steuerberater oder Buchhaltungsprogramme.
Zu meinen Leistungen gehören unter anderem:
Sortieren und Zuordnen von Ein- und Ausgangsrechnungen
Strukturierte Belegorganisation (digital und analog)
Vorbereitung von Unterlagen für das Steuerbüro
Pflege von Belegübersichten und Ablagestrukturen
Unterstützung bei der digitalen Buchhaltungsvorbereitung
Der Fokus liegt auf klaren Strukturen, einer ordentlichen Belegführung und einer zuverlässigen Unterstützung im Tagesgeschäft. Es erfolgt keine steuerliche Beratung und keine Buchung im steuerlichen Sinne, sondern ausschließlich vorbereitende Tätigkeiten.
Personalrekrutierung & Bewerbungsmanagement
Im Bereich Personalrekrutierung unterstütze ich Unternehmen bei der Suche nach passenden Mitarbeitenden und übernehme den organisatorischen Aufwand rund um den Bewerbungsprozess.
Dazu gehören die Sichtung und Vorauswahl von Bewerbungen, die Koordination von Terminen sowie die Organisation und Durchführung von Bewerbungsgesprächen. Ziel ist es, Unternehmen im Auswahlprozess zu entlasten und gleichzeitig eine strukturierte, professionelle Bewerberkommunikation sicherzustellen.
Durch die Übernahme dieser Aufgaben können sich Unternehmen auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren, während der Recruiting-Prozess effizient, transparent und zeitsparend abläuft.
Mahnwesen & Forderungsmanagement
Im Bereich Mahnwesen unterstütze ich Unternehmen bei der strukturierten und sachlichen Abwicklung offener Forderungen.
Eine klare und professionelle Vorgehensweise im Mahnprozess ist entscheidend, um Zahlungseingänge zu sichern und gleichzeitig die Geschäftsbeziehung zu wahren. Ich übernehme die Erstellung und den Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen sowie die Nachverfolgung offener Posten.
Ziel ist ein übersichtliches Forderungsmanagement mit klaren Abläufen, das den administrativen Aufwand reduziert und für Transparenz im Zahlungsverkehr sorgt.
Immobilienverwaltung – administrative Unterstützung
Im Bereich der Immobilienverwaltung unterstütze ich Hausverwaltungen und immobiliennahe Unternehmen bei administrativen und vorbereitenden Tätigkeiten im Arbeitsalltag.
Meine Tätigkeit basiert auf einer fachlichen Schulung zur Immobilien-VA mit Schwerpunkt auf Hausverwaltung, WEG-Verwaltung sowie der Arbeit mit professioneller Verwaltungssoftware. Dadurch bin ich mit den grundlegenden Abläufen, Strukturen und Anforderungen im Immobilienbereich vertraut.
Die Unterstützung umfasst unter anderem die strukturierte Pflege von Objekt-, Einheiten- und Eigentümerdaten, die Organisation und Aufbereitung von Dokumenten sowie vorbereitende Tätigkeiten im Zusammenhang mit Abrechnungen und digitalen Verwaltungsprozessen.
Ziel ist es, Hausverwaltungen im Tagesgeschäft zuverlässig zu entlasten, Arbeitsabläufe übersichtlich zu gestalten und eine strukturierte Unterstützung im Hintergrund zu bieten – stets im klar abgegrenzten Rahmen der administrativen Assistenz.
Zusammenarbeit
Eine erfolgreiche Zusammenarbeit basiert auf Vertrauen, Klarheit und transparenter Kommunikation. Mir ist es wichtig, die Ziele und Erwartungen von Beginn an gemeinsam zu definieren.
In einem persönlichen Austausch besprechen wir, was wichtig ist, welche Wünsche bestehen und welche Leistungen sinnvoll sind. Darauf aufbauend entsteht eine strukturierte Planung, die realistisch umsetzbar ist und langfristig zu funktionierenden Ergebnissen führt.
Was meine Kund:innen sagen
Mein Angebot für Sie
Hier ein kleiner Einblick, in meine Bereiche als virtuelle Assistentin:
Backoffice
-
Organisation und Strukturierung administrativer Abläufe
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Korrespondenz und allgemeine Backoffice-Tätigkeiten
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vorbereitende Buchhaltung
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Datenpflege und Dokumentenmanagement
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Erstellung und Pflege von Vorlagen und Übersichten
Vorbereitende Buchhaltung
Organisation und Sortierung buchhaltungsrelevanter Unterlagen wie Rechnungen, Belege und Dokumente
Zuordnung von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Pflege übersichtlicher Belegstrukturen
Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen für Steuerbüro oder Buchhaltungsprogramme
Digitale und analoge Belegorganisation inklusive strukturierter Ablage und Dokumentenpflege
Zuverlässige Unterstützung im laufenden Tagesgeschäft der vorbereitenden Buchhaltung (keine steuerliche Beratung, keine Buchung)
Personal & Recruiting
- Sichtung und Vorauswahl von Bewerbungen
- Organisation und Koordination von Bewerbungsgesprächen
- Durchführung von Bewerbungsgesprächen
- Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern
- Strukturierte Unterstützung im Recruiting-Prozess
Mahnwesen
- Erstellung von Zahlungserinnerungen
- Versand von Mahnungen
- Nachverfolgung offener Forderungen
- Pflege und Dokumentation der Vorgänge
- Unterstützung im Forderungsmanagement
Immobilienverwaltung
- Administrative Unterstützung in der Haus- & WEG-Verwaltung
- Pflege von Objekt-, Einheiten- und Eigentümerdaten
- Dokumenten- und Belegorganisation (digital)
- Unterstützung bei Verwaltungs- und Abrechnungsprozessen
- Angeboten ab 16.02. (nach absolvierte Schulung)
Von der Anfrage bis zur Zusammenarbeit
01 Erstgespräch
Der erste Schritt ist ein persönliches Erstgespräch oder schriftlicher Austausch über konkrete Ziele und Erwartungen.
02 Zielsetzung
Nach einem ersten Kennenlernen, werden die genauen Details besprochen und erste Ziele gesetzt. So können wir direkt in die Planung übergehen.
03 Planung
Langfristige Planung funktioniert auf kurze Sicht am Besten. Nachdem die einzelen Aufgaben klar definiert sind, kann es auch schon an die Umsetzung gehen.
04 Zusammenarbeit
Für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschwiegenheitsvereinbarung und VA-Vertrag der freie Mitarbeit ab.